Uso de Calc

 Asignar formato a una celda

Al introducir un dato en una celda, Calc va a intentar, en primer lugar, interpretarlo como un número, y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda.

Intentará, así mismo, aplicarle un formato. Por ejemplo, si escribe en una celda 24601 y pulsa la tecla <Enter> para fijar ese valor, Calc automáticamente interpreta ese dato como una fecha y lo transforma a 24/06/01.

Si el número es muy grande y no es posible desplegarlo en la celda, Calc aplicará el formato científico, cuya apariencia es 5,73478E+9. La interpretación de esta expresión es fácil, el

E+9 equivale a 10Exp(9), 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. Si aún de este modo, el número no cupiese en la celda, ésta aparecerá rellena de los símbolos:

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Lo normal será esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos.

Para esto, en primer lugar seleccione la celda o celdas en cuestión y desde el menú Formato, ejecute el comando Celdas. Con esto, OpenOffice Calc mostrará el cuadro de diálogo Atributos de celda que muestra la Figura.

Desde la sección Números de este cuadro, puede asignar formatos numéricos tales como signos monetarios (opción Moneda), formato de porcentajes (opción Porcentaje), número de posiciones decimales (disponible en todos los formatos numéricos: Número, Moneda, Porcentaje, etc).

Además de las opciones del tipo de dato, el cuadro de diálogo Atributos de celda permite realizar modificaciones al formato de la hoja de cálculo, a través de las siguientes secciones:

• En Fuente, puede seleccionar el tipo de letra, tamaño, estilo, efectos y color del texto o números que ha insertado en las celdas seleccionadas.

• En Efectos de fuentes, puede escoger diferentes opciones para enriquecer el formato de la celda o celdas seleccionadas.

• Desde Alineación, puede modificar la forma en que se alinean dentro de la celda los datos seleccionados.

• En Borde puede escoger el tipo de líneas que rodearán las celdas seleccionadas, su grosor, estilo, posición, etc.

• En Fondo, puede escoger un color para el fondo de la celda o del conjunto de celdas seleccionadas.

Algunas de las opciones disponibles en el cuadro de diálogo de Atributos de Celda, las puede encontrar disponibles en los botones de la barra de herramientas Formato.

VALIDACIÓN

Esta propiedad permite establecer las condiciones que debe satisfacer el valor que va a ser introducido en el campo. Dichas condiciones han de especificarse mediante una expresión de Access.
Esta propiedad únicamente permite validar datos del propio campo.
Las reglas de validación se pueden introducir directamente en el cuadro de texto Regla de validación, o bien utilizando el Generador de expresiones al cual se accede a través del botón situado a la derecha del cuadro de texto que tiene unos puntitos. Al hacer clic sobre el mismo aparece la siguiente pantalla:

En ella se pueden establecer de forma sencilla las reglas de validación que se precisen en cada caso.
El cuadro de diálogo presenta tres zonas diferenciadas: en su parte superior, un área blanca en la cual se muestra la expresión a medida que se vaya generando, en la parte central, se encuentran los botones más utilizados y en la parte inferior se presentan todas las expresiones que pueden ser utilizadas, agrupadas según su función.
Para crear una regla de validación a través de este cuadro hay que teclear la misma dentro del área blanca introduciendo los operadores necesarios, haciendo clic sobre su botón, o bien tomando las opciones que aparecen en la parte inferior del cuadro. Pueden combinarse todas las expresiones necesarias para establecer la regla de validación requerida.
En este último caso, sobre el primero de los tres cuadros inferiores, hay que hacer doble clic sobre la carpeta que contiene la expresión que se quiere emplear, funciones, constantes y operadores. El cuadro adyacente muestra las categorías que contiene la carpeta seleccionada y el tercer cuadro las expresiones correspondientes a la categoría seleccionada. Al hacer doble clic sobre la expresión adecuada o seleccionarla y hacer clic sobre el botón Pegar, ésta se sitúa sobre el área blanca de la parte superior del cuadro.
La expresión seleccionada se muestra de forma genérica, para poder adaptarse a lo que el usuario requiera en cada momento. Los elementos que requiere la expresión se sitúan entre los signos <<>>, siendo necesario cambiar cada uno de ellos por el dato correcto. Para ello hay que situar el puntero del ratón sobre el literal que se encuentra entre los signos <<>> y hacer clic sobre él, aparecerá seleccionado y al teclear el dato que se quiere introducir, éste lo sustituirá.
Ejemplos de reglas de validación:

Regla de validación
>=0	El dato introducido debe ser mayor o igual que cero.
<8500 O Es Nulo	El dato introducido debe ser inferior a 8500 o estar en blanco.
>=5000 Y <10000	El dato debe estar comprendido entre 5000 y 10000.
>=#1/1/99# Y <=#30/6/99#	La fecha que se introduzca debe corresponder al primer semestre de 1999.
Como "M?????????"	El dato introducido debe tener diez caracteres y comenzar por M.
>=Ahora() y <#1/1/2025#	El dato introducido debe ser una fecha comprendida entre la fecha actual y el 1 de enero del 2025.

Para crear la última regla de validación con ayuda del generador de expresiones:

• Situar el cursor en el cuadro de texto Regla de validación.
• Acceder al Generador de expresiones haciendo clic en el botón situado a la derecha del cuadro de texto.
• Hacer clic sobre la carpeta Operadores y en la columna de la derecha hacer doble clic sobre >=.
  
• Hacer doble clic sobre la carpeta Funciones, clic sobre la carpeta Funciones incorporadas y doble clic sobre Ahora.

• Hacer clic sobre el botón en la parte central del cuadro de diálogo.
• Hacer clic sobre el botón . La expresión queda como muestra la siguiente figura, por lo cual hay que hacer clic sobre <<Expr>> y pulsar la tecla Supr.
• Situar el cursor al final de la expresión y teclear #1/1/2025#.

• Hacer clic sobre el botón Aceptar para finalizar.

También se puede teclear la condición directamente en el panel de regla de validación.

Formato Condicional

Esta magnífica herramienta de Calc permite que una celda o rango cambien su formato en función de su contenido o de la evaluación de una fórmula.
Tan sólo tiene un pequeño inconveniente, en opinión de algunos usuarios, y es que hay que definir previamente el formato de las celdas en un estilo.

A continuación, selecciona desde el menú Formato > Formato condicional...

En primer lugar observamos que podremos aplicar hasta 3 posibles condiciones a la celda o rango de celdas sobre las que se aplicará el formato correspondiente al resultado de la evaluación.

·         Si una de las condiciones se cumple, se aplicará el estilo de celda indicado.

·         Si no se cumple ninguna de las condiciones, la celda mantendrá su propio formato, por lo que podemos utilizar esta característica como una cuarta condición.

En cuanto una de las condiciones se cumple, se dejan de evaluar los siguientes, por lo que:

·         En caso de evaluar si los valores de una celda son menores que X, Y o Z, (siendo X,Y,Z valores), éstos deberán indicarse en orden ascendente.

·         Si deseamos evaluar si los valores de una celda son mayores que X, Y o Z, deberán indicarse en orden descendente.

Desde el primer desplegable podemos seleccionar dos posibles opciones:

* Valor de la celda: Calc evalúa el valor de la celda y cambia su formato en función del resultado de la evaluación; si resulta VERDADERO aplicará el formato definido en el desplegable Estilo de celda.

Podremos exigir desde el segundo desplegable que el valor de la celda sea igual, menor que, mayor que, menor o igual que, mayor o igual que, distinto que, entre o no entre los valores o celdas que referenciaremos en el cuadro situado a la derecha de este desplegable.

Por ejemplo:

- Si el valor de la celda es menor que 1000  <1000 , se aplicará el estilo Formato_1.

- Si el valor de la celda es mayor o igual que el valor de la celda H8 ($Hoja1.$H$8 por que se aplican referencias absolutas), >=$H$8 , se aplicará el estilo Formato_2.

- Si el valor de la celda está entre el valor de la celda H12 ($Hoja1.$H$12 por que se aplican referencias absolutas) y 60.000,  Entre  indicando en el primer valor  $H$12  o  $Hoja1.$H$12  y en el segundo valor  60000 , se aplicará el estilo Formato_3.

* Evaluar una fórmula: Se evaluará la fórmula insertada en el cuadro junto al desplegable. Si el resultado de la fórmula es VERDADERO, se aplicará el formato.

Por ejemplo:

- Se desea evaluar si la SUMA(H5:J14)>=30000. En caso afirmativo, se aplicará el estilo Formato_4. Realmente la fórmula contendrá  SUMA($H$5:$J$14)  o  SUMA($Hoja1.$H$5:$J$14)  por que se aplican referencias absolutas, y ¡ojo!, sin el signo igual, a diferencia de como se insertaría la fórmula en una celda.

- Se desea evaluar si en el rango de celdas al menos una de ellas contiene el valor VERDADERO. Para ello, insertaremos la fórmula  O(H5:J14) . En caso afirmativo, se aplicará el estilo Formato_5. Realmente la fórmula contendrá  O($Hoja1.$H$5:$J$14)  por que se aplican referencias absolutas.

Un ejemplo evaluando la misma celda:

- Queremos evaluar si la celda B8 contiene un valor de entre los siguientes: PV2004, PV2005, PVR3500, PVH3900, o bien, si contiene un valor desde 400 hasta 600 ambos incluidos. En caso afirmativo, se aplicará el estilo Formato_6.

- Por lo tanto, la fórmula indicada será O(HALLAR(B8;" PV2004, PV2005, PVR3500, PVH3900");Y(B8>=400;B8<=600)) .

En cualquier caso, aunque previamente no se hayan definido los estilos, disponemos del botón Nuevo estilo para crear un nuevo estilo y definir sus propiedades, de forma que será asignadoo a la condición.